Notizen, Pendenzen und Protokolle

Mit dem Modul Notizen, Pendenzen und Protokolle werden wichtige Informationen oder Entscheidungen auf eine einfache Art und Weise erfasst. Diese Informationen sind zum Zeitpunkt des Auftretens oft noch nicht relevant, müssen aber für die spätere Verwendung zwingend festgehalten werden.

Dazu werden die anfallenden Projektinformationen in der bestehenden BBaseProjektverwaltung zentral und vor allem strukturiert erfasst. Dabei sind Zuordnungen der Informationen zu Phase, Bauteil/Lage, Vergabeeinheit und Konto/BPK möglich. Abhängig vom Projekt werden dabei mehr oder weniger Zuordnungen erfasst.

Aktennotizen als Basis

Ein grosser Teil der ganzen Kommunikation zwischen den einzelnen involvierten Parteien läuft via E-Mail. Diese Informationen sind dann in der Regel nur dem entsprechenden Sachbearbeiter bekannt. Um dieses Manko zu umgehen, können wichtige E-Mails, Dokumente oder Links einer Projektinformation angehängt werden. Dadurch kann jeder Mitarbeiter bei Bedarf auf diese Informationen zugreifen, egal ob der entsprechende Sachbearbeiter gerade anwesend ist oder nicht.

Übersicht Aktennotizen
Fig.1 - Projektübersicht mit Aktennotizen und Details, inkl. Anzeige des PDF's

E-Mails und auch PDF-Dokumente können direkt in BBase angezeigt werden. Bei Bedarf können sie selbstverständlich mit einem externen Programm geöffnet und betrachtet werden. Andere Dateitypen werden durch Anklicken des entsprechenden Eintrages direkt mit dem dazugehörigen Programm geöffnet und dargestellt.

Die Projektinformationen können jederzeit in einer Liste angezeigt werden. Durch Filtern der Zuordnungen werden die Einträge auf die gewünschten Informationen eingegrenzt. Jeder Mitarbeiter hat so bei der täglichen Arbeit schnellen Zugriff auf alle notwendigen Informationen.

Pendenzen

Jeder erfassten Projektinformation können verschiedene Aufgaben zugeordnet werden, die intern erledigt werden müssen. Den Aufgaben werden die Zuständigkeit, die Priorität und ein Termin zugeordnet. Dem Mitarbeiter werden seine individuellen Aufgaben in einer Pendenzenliste präsentiert. Zu jeder Pendenz schreibt er nach Erledigung eine Bemerkung und setzt den Status der Pendenz auf 'erledigt'. Die Projektleitung hat damit eine Übersicht über offene und erledigte Aufgaben.

Übersicht Pendenzen
Fig.2 - Pendenzenübersicht Mitarbeiter

Protokolle

Eine Projektinformation kann einem Traktandum einer Besprechung zugeordnet werden, so dass automatisierte Einladungen zu Sitzungen und anschliessend die notwendigen Protokolle erstellt werden können. Die Einladungen und Protokolle können ganz einfach per Klick als PDF erstellt und anschliessend gedruckt werden. Oder noch besser: einfach als PDF-Anhang per E-Mail als Gruppen- oder Einzelversand an alle relevanten Personen senden.

Einladung Sitzung
Fig.3 - Einladung
Übersicht Aktennotizen
Fig.4 - Protokoll