Büroadministration - Auftragsverwaltung

Als Ergänzung zu üblicher Bauadministrationssoftware wurden von BBase einige EDV Werkzeuge für die Büroadministration entwickelt. Sie orientieren sich an Grundlagen der SIA Dokumentation 'D 0218 Ermittlungen der Gemeinkosten und der Arbeitsstunden'.

• Alle führen Ihre Stundenlisten - nur wenige werten die Sammlung aus. BBase ermittelt Ihre persönlichen Kennwerte - mit minimalem Aufwand.

Konkurrenzfähigkeit, wirtschaftliche Optimierung und Steuerung des Planungsprozesses sind wichtige Argumente, welche für das Einführen einer Büroadministration sprechen. BBase bietet nützliche Werkzeuge für die bequeme Erledigung der speziellen Bedürfnisse. Die durchgängigen Module vereinfachen den administrativen Aufwand beim Ermitteln und Überwachen des Betriebserfolges.

Die Werkzeuge von BBase wurden auf Programme für die Mitarbeiter (Stundenerfassung), die Projektleitung (Honorarofferten) und die Geschäftsleitung (Betriebskosten, Vor- und Nachkalkulationen) aufgeteilt.

Selbstkosten, Risiko und Gewinn.
Für die Risikobeurteilung sind im Architektur- und Planungsbüro spezielle Kostenarten zu berücksichtigen. Diese repräsentieren unterschiedliche Typen von Auftragsbestandteilen (Kostenarten Honorar, Dritte, Spesen), welche einzeln für sich begutachtet werden sollen.
Mit Hilfe von verschiedenen Buchungsarten (Vorgabe, Leistung, Abrechnung) wird es möglich konkrete Auswertungen (Chefzahlen) zu berechnen.
Die Rohdatensammlung widerspiegelt die Geschichte der laufenden Aufträge über alle Kostenarten. Ohne Beurteilung resp. Abgrenzung des Zahlenmaterials sind keine präzisen Rückschlüsse möglich.

Auftrag - Vor- und Nachkalkulation, Rechnung und Inkasso

Für jeden Auftrag wird eine Auftragskarte geführt. Sie enthält neben den Kunden- und Objektadressen, Konditionen, Termine, Mitarbeiterstamm, Vorgaben, Leistungen und Abrechnungen.
Alle Auswertungen wie Guthaben, angefangene Arbeiten, Restleistung, Auslastung, Nachkalkulation, usw. sind Resultate der vorhandenen Einträge und können deshalb blitzschnell vom Computer berechnet werden.

• Spesen und Leistungen werden aus den persönlichen Journalen der Mitarbeiter übernommen und in der Auftragsverwaltung zusammengetragen. Vorgabe und Leistung werden vergleichbar dargestellt.
• Nach dem Bewerten des Auftrages mit Hilfe des Nachweises von BBaseHonorar sind die angefangenen Arbeiten ermittelt und die Restleistung berechnet.
• Unter Berücksichtigung der gestellten Rechnungen wird das Restguthaben (angefangene Arbeit) angezeigt.
• Nach dem Drucken der Rechnungen werden die Beträge automatisch im Auftrag gutgeschrieben und zur Überwachung und Mehrwertsteuerabrechnung in der Debitorenliste zusammengetragen.
• Im Budget und Zahlungsplan sind bereits gestellte Rechnungen und künftige Akontorechnungen kumuliert zusammengestellt und zeigen im Vergleich den aktuellen Stand des Umsatzes der nächsten 12 Monate oder des aktuellen Jahres.

Journal- Stunden, Spesenerfassung und Arbeitszeitstatistik

BBaseJournal erlaubt das Erfassen von Stunden und Spesen der Mitarbeiter und erstellt monatlich die persönliche Übersicht als Grundlage für die Arbeitszeitstatistik und Auftragsauswertung.

• Ein einfaches Werkzeug, welches auf jedem Arbeitsplatz installiert eine effiziente Aufzeichnung der Leistung ermöglicht.

Betriebskostenrechnung und Selbstkostenansätze

Mit BBaseKostenrechnung werden Personal- und Betriebskosten zusammengefasst und der Selbstkosten- resp. Honorarkostenansatz für jeden Mitarbeiter berechnet.

• Die Auswertungen der Arbeitsstunden und Gemeinkosten bilden die Grundlage der Zuschlagskalkulation für jedes Architektur- oder Planungsbüro.